領収書がない場合の経費処理について

領収書なしの経費処理

領収書・レシートがない場合は、出金伝票をつくろう

コクヨの出金伝票

電車賃などの領収書がもらえない出費、領収書をなくしてしまった場合などには、
出金伝票をおこします。

出金伝票は100円程で市販されているので、1セット買っておきましょう。

出金伝票が必要な例

  • 電車やバスなどの交通費(領収書が発行されない必要経費)
  • 慶弔(ケイチョウ)費(取引先の結婚祝や香典など)
  • 領収書をなくした時

上記のように、基本的には領収書がもらえない出費、領収書を紛失してしまった場合に出金伝票を起こします。「伝票を起こす」とは、新しく伝票を書くことを指します。

取引先の冠婚葬祭に要した費用は、接待交際費として必要経費にすることができます。これらの伝票を起こす場合には、式典の招待状や祝儀・香典のコピーなども一緒にとって保存しておくと、なお良いです。

出金伝票をおこす際に記載しておくべき重要な情報は、以下の4つです。

  • 取引の日付
  • 金額
  • 相手先
  • 取引内容

例えば、取引先までの打ち合わせに要した旅費交通費の記録の仕方は以下のようになります。
本ページ後半で説明している通り、エクセルなどでまとめて記録する方法でもOKです。

出金伝票での交通費の書き方

証憑書類の優先順位について

出金伝票は、あくまでも事業主本人でみずから作成するものですので、
経費の証憑を出金伝票ばかりに頼るのはおすすめできません。

出費の証憑となるものが他にある時は、その書類も捨てずにとっておきましょう。

証憑書類としての優先順位は以下の通りです。
やはり領収書やレシートがもらえる時には、これを残しておくのが一番です。

  • 領収書・レシート
  • 請求書
  • 納品書
  • メール領収書
  • 出金伝票

このように、自分で起こす出金伝票は、証憑としての優先順位が低いので、
領収書がもらえない場合でも請求書や納品書などの証憑が残っている場合には、
あわせて保持しておきましょう。

銀行振込の場合には、ATMなどから出てくる振り込み明細が領収書代わりになります。
ただし、振込明細だけでは先述の4つの情報を満たさないので、
請求書や納品書など他の書類があれば、あわせて保管しておきましょう。

厳密には、請求書や納品書は代金を受領されたという証明にはなりませんが、税務的に領収書やレシートの代替となる可能性は高いです。
メールや取引画面をプリントアウトしたものも証憑としての価値があるので、これらも合わせてとっておくことをおすすめします。

飲食費や交際費は特にチェックが入りやすいので注意

個人事業の場合の接待交際費は、法人とは違って上限なく経費計上できますが、
税務署から厳しくチェックが入る項目のひとつでもあります。
取引先や従業員と飲食店で飲み食いした場合には、
先ほどの4つの情報にあわせて、できるだけ具体的な情報を残しておきましょう。

なお、仕事上で必要な飲食で割り勘などになった場合でも、
自分が支払った分を接待交際費として経費処理することができます。
このときの領収書やレシートがもらえなかった場合には、
出金伝票でそのときの記録を残しておきましょう。

交通費の記録はまとめて記録してもOK

職業上、電車で様々な場所へ移動することが多い場合、 そのたびに出金伝票をおこすのは大変な労力を要します。 このような場合には、エクセルなどで月ごと、あるいは週ごとの交通費をまとめて記録することもできます。

エクセルでの交通費の入力例

日付、交通機関、区間、摘要、金額、これらの情報を記載しましょう。
交通機関の利用頻度が多い方は、週間あるいは月間でまとめる方法をおすすめします。

電車賃やバス料金はこの方法で致し方ありませんが、 利用料が高額になりがちなタクシー代や航空運賃では領収書がもらえるので必ずもらっておきましょう。

なお、SuicaやPasmo、ICOCAなどを利用している方は、
チャージの際の領収書を交通費の証憑として利用することはできません。
これらのICカードはコンビニや飲食店の買い物でも利用できるので、
いくら利用用途が交通費だけといっても証憑として利用することはできません。

この場合も、チャージ料金とは関係なく、
交通機関の利用日で出金伝票をおこすか、交通費のエクセルシートに入力しましょう。

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