会計フリーで取引内容をソフトに入力する方法

会計ソフト freee

会計ソフトfreeeで、取引内容をソフトに帳簿づけする方法をまとめました。金融機関データの自動取得と手動入力が基本になりますが、請求書作成と同時に取引登録する方法や、領収書などの画像データを読み込んで登録などの方法も用意されています。 >> 会計freee(公式サイト)

自動で経理 - 銀行口座やクレジットカードのデータ取得

freeeの自動で経理

個人事業用の銀行口座やクレジットカードなどをソフトに登録しておけば、
取引明細の内容をfreeeが自動取得してくれます。

これによって、銀行通帳を開いてひとつひとつの取引を会計ソフトへ入力していくという手間が省けます。 取引明細の自動取得は、クラウド会計ソフトを使用する大きなメリットのひとつです。

最初は、freeeが自動取得した内容をユーザーがチェックして、
登録する内容を調整した上で「自動化」にチェックを入れて取引を登録します。
そうすれば、それ以降に発生する同じ内容の取引は全自動で登録してくれます。
例えば、毎月事務所の家賃が引き落とされるので、この取引登録を自動化したいということであれば、 一度チェックして学習させればあとは全自動で帳簿づけされるわけです。

freeeの自動取得に対応している金融機関

取引明細の自動取得は、 三菱東京UFJ銀行、みずほ銀行、三井住友銀行などのメガバンクをはじめとして、 2,000以上の金融機関のサービスに対応しています。

会計データとして扱いたくない明細はスキップできる

事業用の銀行口座から事業主のプライベートな出金があった場合など、 会計データとして扱いたくない明細は「無視」をクリックすることで該当の明細を処分することができます。

「詳細登録」ボタンから複合仕訳ができる

また、複数の勘定科目を使った複合仕訳をしたい場合には、 「詳細登録」をクリックすることで複数行にわたる複合仕訳の登録をすることができます。

手動で入力

現金による取引はデータの自動取得をできませんので、
従来の会計ソフトと同じく手動で入力していきます。

例えば、仕事で使うボールペンをお店で現金購入した場合は、以下のように入力します。 「?」のところにカーソルを合わせれば簡易説明のポップアップが出るので、簿記初心者でも簡単に取引入力ができるはずです。

freeeの手動入力

「取引先」や「品目・部門・メモタグ」は必須の項目ではありませんが、 上手に使うことで後から取引内容を検索したり、分かりやすく管理していくことに役立ちます。

それぞれの勘定科目のところにマウスのカーソルを合わせれば、
勘定科目の簡易的な説明が表示されます。
この機能のおかげで、使った経費と勘定科目の対応に間違いがないか確認しながら作業を進めることができます。 帳簿づけに慣れていない方でも、スムーズに入力ができるはずです。

勘定科目の説明が表示される

手動で入力(高速登録)

freeeの手動入力で特徴的なのが、この高速登録です。
これは領収書や請求書を見ながら大量の取引を手動で登録する場合に役立つ機能です。

freeeの高速登録

高速登録では、ショートカットキーを使うことで、
パソコンのマウスを使うことなく、キーボードだけでスピーディーに取引を登録していくことができます。
少し慣れが必要ですが、手動入力しなくてはならない取引が大量にあるときに便利な登録方法です。

請求書・見積書・納品書の作成と同時に取引登録

freeeは会計ソフトですが、このソフトの中で請求書・見積書・納品書の作成もできます。
これらの書類を作成したデータを、そのまま帳簿に反映することができます。
つまり「納品書を作成しながら、同時に帳簿づけを行う」というような事が可能なわけです。

請求書を作成した時点で、同時に未決済の取引が登録されます。 その後、請求内容への入金の登録(消し込み)は、請求書の一覧や「自動で経理」の一覧から行うことができます。

freeeの請求書作成

このように、まずfreeeの中で請求書を作成します。
請求書を作成し終えたら「請求書保存と取引登録」というボタンがあらわれるので、
これを押せば請求書の作成と、その取引内容の会計ソフトへの反映が完了します。
作成した請求書のデータは、PDFに出力してメールで取引先へ送信したり、
お手持ちのプリンターから印刷したりすることができます。

画像データから登録

領収書の画像ファイルを保存

領収書や請求書の画像データなどをfreeeへアップロードすれば、
日付や金額をfreeeが読み取って取引登録することができます。

レシートなどをスマホのカメラで撮影してアップロードしたり、 取引先からメールで受け取った請求書のデータをfreeeへ取り込むことが可能です。

日付と金額は自動で読み取ってくれますが、
勘定科目やその他の入力欄には基本的にユーザーが入力する必要があります。
画像データからのデータ取得は、今後の精度向上に期待したい機能のひとつです。

freeeの取引登録方法まとめ

取引登録は「自動で経理」が基本!

このように、freeeでは用途に応じていくつかの取引登録方法が用意されています。 基本は「自動で経理」を利用して、事業用口座やクレジットカードの明細を自動取得し、 自動で会計データに反映していきます。 「自動で経理」は、入力作業の手間が省けるだけでなく、入力漏れや金額の入力ミスなど、 人為的なミスを削減するメリットがあります。

現金取引や未決済の取引は、手動で入力していくことになります。 似たような取引が頻繁に発生するのであれば、取引テンプレートを作成しておくことができます。 また、毎月大量の現金取引がある方や、取引をまとめて入力する場合には「高速登録」を利用し、 キーボード操作だけでスピーディーに入力していきましょう。

請求書や見積書などの作成サービスも、freeeが用意しているサービスを使えばデータ連携が容易です。 会計ソフトfreeeのユーザーは、これらのサービスも試してみることをおすすめします。

画像データのアップロードから取引登録する方法は、上記の登録方法に比べて時間がかかりますが、 オンライン上に証憑書類を保管できるメリットがあります。 また、事業主とは別に経理担当者がいる場合や、税理士とソフトを共有している場合などに、 事業主がfreeeに領収書などをアップロードして、経理担当者にチェックをおまかせするといった使い方も可能です。

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