個人事業での請求書の書き方・封筒の書き方

請求書の書き方

個人事業主が請求書を発行する場合の、請求書の書き方と封筒の書き方についてまとめました。

請求書の送付に関わる費用は「通信費」で仕訳しましょう。
消費税区分は国内への発送であれば「課税」、国外への発送の場合は「不課税」です。

請求書の書き方

個人事業での請求書の書き方 MFクラウド編
個人事業での請求書の書き方 misoca編

左の請求書はMFクラウド請求書、右の請求書はMisocaのテンプレートを使って作成したサンプルです。 用意されているテンプレートから好きなデザインのものを選び、無料で利用できます。
各項目に番号をふってありますので、下記の説明と合わせて参考にして下さい。

記載項目内容
① 表題用紙の表題には「請求書」と記載します。
(「ご請求書」「御請求書」とは書きません。)
② 宛先情報相手先の会社名や担当者名など
請求書を入れる封筒が窓付きのタイプであれば、ここに郵便番号や住所も記載します。
③ 請求者情報請求者の屋号や事業所所在地について
電話番号やメールアドレスを追加で記載しても構いません。
④ 印鑑請求書の印鑑(角印)は法的に必要なものではありません。念のため押印しておきたい場合は、事業主の認印やシャチハタでも構いません。
>> 請求書の印鑑って必要?
⑤ 請求書番号こちらが管理しやすいように、任意で番号をふります。
請求書番号のつけ方の例は「請求年月+通し番号」「請求年月+取引先コード+通し番号」など
例) 2015030201、20150302-B701
⑥ 請求日請求書を発行した日付(納品日と同じにすることも多い)
⑦ お支払い期限一般的には、請求日の翌月末までに支払いを求める事が多いです。
例) 請求日が10月15日の場合 → お支払い期限は11月30日
⑧ 請求項目商品名、数量、消費税、合計金額など
源泉所得税額の表示は、必ずしも必要ではありません。
>> 源泉所得税と消費税の請求について
⑨ 振込先情報請求者の口座情報を記載します。
銀行名 / 支店名 / 預金種目 / 口座番号 / 口座名義
個人事業主の場合は、個人名義の口座で構いません。
名義は相手に分かりやすいようカタカナで記載しましょう。
例) みずほ銀行 新宿支店 普通口座 0000000 ヤマダ タロウ
⑩ 備考振込手数料などについて記載しておきましょう。
一般的には、支払者が振込手数料を負担することが多いです。
例) 誠に恐れ入りますが、振込手数料は御負担下さいますようお願い申し上げます。

請求書を書く際の注意事項

請求書の書き方に法的なルールはありませんので、
一般的によく記載される請求書の項目を例示しました。

上の例では請求書に角印が押されていますが、
これはあってもなくてもOKです。なくても法的には問題ありません。

請求書の角印は、法人が請求書等を送る際に通例としているものに過ぎません。
個人事業主の場合は、個人名の認印などを押しておいてもOKです。

消費税の小数点以下をどう処理するか決めておく必要があります。
切り上げ、切り捨て、四捨五入、どれを選択しても大丈夫ですが、
取引によって処理をかえないように一貫性を保つことが重要です。

相手に多く請求しないように、切り捨てにしておくのが親切で良いでしょう。

MFクラウド請求書では、端数の計算方法が設定できるようになっています。
切り捨て、切り上げ、四捨五入の中から設定しておけば、設定どおりに処理されます。
(デフォルトでは切り捨てで処理されます。)

請求の際の消費税と源泉所得税に関する詳細は下記を参考にして下さい。
>> 源泉所得税・消費税の請求と計算例

送付方法に関しては、請求書の郵送を必要とする企業もあれば、メールによるデータ添付や、FAXでOKというところもあります。判断に迷う場合には、相手先の企業に事前に確認しておきましょう。データ送付する場合には、PDFファイルで送るのが一般的です。

請求書をいれる封筒の書き方

請求書を入れる封筒には相手先の会社名、担当部署、担当者名を記載します。
必要に応じて担当者の役職も記載します。
会社名や担当部署だけの場合には「御中」と記載し、
担当者名の場合は最後に「様」と記載します。
組織宛の「御中」と、個人宛の「様」を一緒に使ってはいけません。
(「株式会社メモ 御中 山田太郎 様」ではNGです。)

正しい宛名の書き方例

  • 株式会社メモ 御中
  • 株式会社メモ マーケティング部 御中
  • 株式会社メモ 山田太郎 様
  • 株式会社メモ マーケティング部 山田太郎 様
  • 株式会社メモ マーケティング部 ご担当者 様

宛先の法人名は「前株」か「後株」も会社によって違うので、
うっかり間違えないようチェックしておきたいポイントのひとつです。
例えば、ドコモは「株式会社NTTドコモ」で前株、
ソフトバンクは「ソフトバンク株式会社」で後株です。

請求書在中

封筒の中に請求書が入っていることが一目で分かるよう、
送付する封筒に「請求書在中」という記載もしておきましょう。
赤、青、黒、何色でもOKです。これも請求書送付に関する慣例的なもので、封筒の中身が広告やダイレクトメールでないことを知らせる効果があります。

あとは、封筒に差出人の情報もお忘れなく。
個人事業の場合は「屋号 / 氏名 / 郵便番号 / 住所」でOKです。

請求書のテンプレートサービスが便利

以上みてきたように、請求書を1から作って送付するには、
請求書と封筒の作成工程を踏む必要があります。

  • 請求書:テンプレートの作成 → 必要項目の記載 → 請求書の印刷
  • 封筒:テンプレートの作成 → 必要項目の記載 → 封筒の印刷 → 封入 → 宛先へ送付

請求書は自分で1から作っても面倒なので、用意されたテンプレートを使えるMFクラウド請求書、あるいはMisocaというウェブサービスがおすすめです。
あらかじめ最適化されたテンプレートに請求書の必要項目を入力し、必要に応じてカスタマイズすればきれいな請求書が完成します。
どちらのサービスも無料で利用できるので使い比べてみて下さい。

【請求書作成のためのウェブサービス】
>> MFクラウド請求書  >> Misoca(ミソカ)

完成した請求書は、そのまま自宅やコンビニで印刷できます。
自分で印刷・郵送をする人は上記のテンプレートを利用させてもらいましょう。

よく取引をする会社の情報や、こちらの情報(屋号や住所、振込先などの情報)など、
よく使う項目は保存しておいて毎回読み込むこともできます。
別途有料のサービスで請求書の印刷、封入、宛先への郵送までワンストップで代行してもらうことも可能です。