帳簿の保存期間と保存方法

帳簿の保存期間

白色申告や青色申告で作成した帳簿は、確定申告の時に提出するわけではありません。
これらは確定申告で提出する書類の根拠となるもので、
定められた期間の間、保管しておく義務があります。
そして、税務調査などで開示を求められた場合には提示することになっています。

白色申告での帳簿の保存期間

2013年までは、事業所得等の合計が300万円以下の場合、帳簿付けの義務がありませんでした。
しかし、2014年(平成26年)1月からは、白色申告者全員に「帳簿への記帳」と「記録の保存」をすることが義務化されました。

そこで記帳した帳簿と、領収書などの書類の保存が必要になります。
白色申告の場合は、以下の帳簿や書類の種類に応じて以下の事が義務づけられています。

  • 収入金額や必要経費が記載してある帳簿は7年間保存
  • それ以外の帳簿・及びその他の書類(領収書や請求書など)は5年間保存

帳簿は、その年の翌年3月16日から7年間(任意で作成した帳簿は5年間)、
書類は作成もしくは受領した日の翌年3月16日から5年間、保存することになっています。
(正確には、その事業年度の確定申告書の提出期限から7年間、あるいは5年間)

帳簿・書類保存期間
法定帳簿(収入金額や必要経費を記載した帳簿)7年
その他に任意で作った帳簿5年
書類(領収書や請求書、納品書、送り状、棚卸表など)

例えば、2016年に作成した帳簿は、翌年2017年3月16日から7年間保管します。
つまりこの場合は、2024年3月16日まで保管するということになります。

>> 白色申告での帳簿付けについて

青色申告での帳簿の保存期間

青色申告の場合は、以下のようになります。

  • 帳簿や決算関係の書類、現金や預金の取引等に関係した書類は7年間保存
  • その他の書類については5年間保存

白色申告と比べて細かな内容は異なりますが、
重要な書類は7年間、優先度の低い書類は5年間保存するという点では同じです。

帳簿・書類保存期間
帳簿(仕訳帳や総勘定元帳など)7年
決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表など)
現金預金取引等の関係書類(領収書、請求書、預金通帳など)
(前々年分の所得が300万円以下の場合は5年)
その他の書類(見積書、注文書、納品書など)5年

白色申告・青色申告ともに5年間の保存でよいものもありますが、
長く保存しておくに越したことはありませんので、
個人事業に関わる書類は全て7年間は保存しておく、と覚えておけばよいでしょう。

>> 青色申告での帳簿付けについて

会計ソフトで計算しても、原則的には紙ベースで保存しておくこと

個人事業用の会計ソフトで帳簿作成をしている人は、
作成した帳簿をプリントアウトして紙として保存しておく必要があります。
無条件で電子データ保存を許可すると後日改ざんできる余地があるため、
紙ベースでの保存が原則なのです。

ただ、これは建前論としての話で、実際には税務調査が入る段階でプリントアウトして提出するという方法も許されているのが現状のようです。

データ保存しておく場合は、帳簿が完成した時点でPDFファイルとして書き出しておくことをおすすめします。書き出しの時点で日時のタイムスタンプが押せれば、証憑としての効果が上がります。さらに、PDFファイルは互換性があるので、過去の帳簿の提出を要求された場合に、会計ソフトのバージョンアップやソフトの乗り換えでファイルが開けなくなるというリスクもおさえることができます。

そうはいっても原則的には紙ベースでの保存が必要であり、状況によって対応がかわる可能性もあります。心配な方は帳簿データを印刷して保管しておきましょう。

また、事前に申請を出して一定の用件を満たし、管轄の税務署長から承認をもらうことができれば、 帳簿やその他の書類などを電子データとして保存しておくことも可能です。 認可がおりれば、請求書や納品書なども、 スキャンして電子データとして保存しておくことができます。
>> 国税庁ウェブサイト - 電子帳簿保存法Q&A

>> 個人事業主の会計ソフト一覧
>> 白色申告・青色申告での経費 - 経費の範囲や按分について
>> 個人事業主の帳簿づけに関するまとめ