白色申告・青色申告での帳簿の保存期間と保存方法

更新日 2020年5月27日

帳簿・書類の保存期間

白色申告や青色申告で作成した帳簿は、確定申告の時に提出するわけではありません。 これらは確定申告で提出する書類の根拠となるものであり、定められた期間の間、保管しておく義務があります。 そして、税務調査などで開示を求められた場合には提示することになっています。

帳簿・書類の保存期間 - 白色申告

現在では、白色申告であっても「帳簿への記帳」と「記録の保存」をすることが義務づけられています。 売上や経費をもれなく帳簿づけし、その帳簿や領収書を一定期間は捨てずに保管しておく必要があります。

  • 収入金額や必要経費が記載してある帳簿は7年間保存
  • それ以外の帳簿・及びその他の書類(領収書や請求書など)は5年間保存

上記の通り、収入や経費の情報が載った重要な帳簿は、7年間保管しておきます。 それ以外に任意で作った帳簿や、領収書や納品書・請求書などの書類は5年間、保管することになっています。

簡単にまとめると、下記のとおりです。

帳簿・書類保存期間
法定帳簿(収入金額や必要経費を記載した帳簿)7年
その他に任意で作った帳簿5年
書類(領収書や請求書、納品書、送り状、棚卸表など)

保存期間は、確定申告書の提出期限日の翌日から起算します。 例えば、2019年分の法定帳簿は、2020年の確定申告期限日の翌日から7年間保管します。 2020年の確定申告期限日は4月16日なので、その翌日は2020年4月17日ですね。 つまりこの場合は、2027年4月17日まで法定帳簿を保管しておく義務があるということです。

>> 白色申告するまでにやること

帳簿・書類の保存期間 - 青色申告

青色申告の場合は、下記の通りです。 白色申告と細かな内容は異なりますが、重要な書類は7年間、優先度の低い書類は5年間保存するという点では同じです。

  • 帳簿や決算関係の書類、現金や預金の取引等に関係した書類は7年間保存
  • その他の書類については5年間保存

青色申告のほうが、7年間保存するべき書類の範囲が広くなっています。

帳簿・書類保存期間
帳簿(仕訳帳や総勘定元帳など)7年
決算関係書類(貸借対照表、損益計算書、棚卸表など)
現金預金取引等の関係書類(領収書、請求書、預金通帳など)
(前々年分の所得が300万円以下の場合は5年)
その他の書類(見積書、注文書、納品書など)5年

白色申告・青色申告ともに5年間の保存でよいものもありますが、 長く保存しておくに越したことはありません。 ですので、個人事業に関わる書類は全て7年間は保存しておく、と覚えておけば間違いありません。

>> 青色申告するまでにやること

会計ソフトで作成しても、原則として紙ベースで保存する

会計ソフトで帳簿作成をしている人は、原則的には作成した帳簿をプリントアウトして、紙で保存しておく必要があります。 無条件で電子データ保存を許可すると後日改ざんできる余地があるため、紙ベースでの保存が原則なのです。

ただ、これはあくまで原則としての話で、実際には税務調査が入る段階でプリントアウトして提出するという方法も容認されているのが現状のようです。

データ保存しておく場合は、帳簿が完成した時点でPDFファイルとして書き出しておくことをおすすめします。書き出しの時点で日時のタイムスタンプが押せれば、証憑としての効果が上がります。さらに、PDFファイルは互換性があるので、過去の帳簿の提出を要求された場合に、会計ソフトのバージョンアップやソフトの乗り換えでファイルが開けなくなるというリスクもおさえることができます。

そうはいっても原則的には紙ベースでの保存が必要であり、状況によって対応がかわる可能性もあります。心配な方は帳簿データを印刷して保管しておきましょう。最低でも7年間の保存が必要な書類は、紙に出力しておくとよいです。

電子帳簿保存について

事前に申請を出して一定の要件を満たし、管轄の税務署長から承認を得ることができれば、 帳簿やその他の書類などを電子データとして保存しておくことも可能です。これを「電子帳簿保存」と呼びます。

2020年分の確定申告からは、青色申告特別控除で65万円控除を受けるための要件が追加され、 「e-Taxによる電子申告」か、この「電子帳簿保存」のいずれか一方を行う必要があります。

65万円控除の新要件

結論からいうと「e-Taxによる電子申告」のほうが難易度が断然低いので、そちらをおすすめします。 電子帳簿保存を承認してもらうためのハードルは厳しく、ごく一般的な個人事業主にとって電子帳簿保存はまだ実利的な選択肢とは言えません。

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