白色申告での帳簿づけ・必要書類の保存

更新日 2020年10月13日

白色申告の帳簿づけ

白色申告の帳簿づけと、書類の保存についてまとめました。 簡単な帳簿づけと、領収証・帳簿類の保存について、白色申告者が行うべきことをおさえておきましょう。

白色申告の帳簿づけと書類保存

法人の場合には、決算月を自由に決めることができます。しかし個人事業主の場合は、12月が決算月と定められています。 ですので、1月1日から12月31日までの間は、日々の売上や経費を帳簿につけて翌年の確定申告に備えます。 売上や経費の証拠となる領収書などは、捨てずに保管しておきましょう。

  • 簡単な帳簿づけをする(単式簿記)
  • 帳簿類、領収書、銀行通帳などを保管しておく

簡単な帳簿づけをする(単式簿記)

白色申告の場合は「複式簿記」ではなく「単式簿記」で帳簿づけをします。単式簿記とは、家計簿やお小遣い帳のようなシンプルな記録方法です。 複式簿記とは「借方・貸方」という形で取引の二面性(原因と結果)を表す記録方法です。 青色申告で、なおかつ55万円・65万円控除を受けるには複式簿記による記録が必要です。 >> 単式簿記と複式簿記の違いを詳しく

帳簿類、領収書、銀行通帳などを保管しておく

作成した帳簿や、経費の証拠としての領収書や銀行振込の控えなどは、保管しておく義務があります。 確定申告をした後も、一定期間は捨てずに保存しておきましょう。(保存期間の詳細は後述)

簡単な帳簿づけをする

収支の金額・その項目・取引の年月日・取引先などを、帳簿に記録して保存しておく必要があります。 1月1日から12月31日までの期間で、会計情報をまとめます。新規開業した場合は、開業日から12月31日までの期間です。

必要な情報さえ記録されていれば、手書きでノートに記帳する方法でも認められます。 ただ、手書きで帳簿をつけていくのはとても大変で、簿記の知識もある程度必要になるので、 個人事業用の会計ソフトを使って帳簿づけする方法をおすすめします。
>> 白色申告の会計ソフトについてはこちら

経費を帳簿づけする時には、「旅費交通費」「広告宣伝費」など、定められた科目に分類します。 そして最終的に確定申告で提出する書類に、科目ごとの合計額を書くことになります。 会計ソフトでは、用意されたメニューから経費の科目が選択できるようになっています。
>> 個人事業で使う必要経費の勘定科目一覧

帳簿づけの具体例

たとえば、会計ソフトを使って帳簿づけする場合、以下のように操作します。 今回は、個人事業で利用するパソコンを8万円で現金購入した場合で、帳簿づけ例を見てみましょう。

仕事で使うパソコンを8万円で現金購入した場合の帳簿づけ例


パソコンを購入した場合の帳簿づけ例

1 取引の種類2 内容と金額3 日付4 摘要
支出から現金を選択。備品・消耗品費を選択。金額欄に80,000と入力。カレンダーから、購入した日付を選択摘要欄に「業務用パソコン」と入力。

上記は白色申告対応の会計ソフト「マネーフォワード クラウド確定申告」での帳簿づけ例です。 シンプルで分かりやすいソフトなので、会計初心者には特におすすめです。

上記の通り、4ステップで帳簿づけが完了します。 あとは同じように売上や経費を入力していけば、必要な帳簿が自動で作成されます。このソフト1本で、帳簿づけから確定申告書類の作成まで対応しています。 >> マネーフォワード クラウド確定申告についての詳細レビュー

帳簿類、領収書、銀行通帳などを保管しておく

帳簿や領収書などの書類は、数年間保存しておく義務があります。 事業に関する入出金がある銀行通帳もとっておきましょう。 なお、個人事業の場合は、自分の個人口座と事業口座をひとまとめにしていても構いません。 (個人用口座と事業用口座は、分けたほうが色々とラクになりますが。)

白色申告のために作成した帳簿などの保存期間については、以下の年数が定められています。 事業に関係した帳簿や領収書、銀行通帳などはしっかり保管しておきましょう。

帳簿・書類保存期間
法定帳簿(収入金額や必要経費を記載した帳簿)7年
その他に任意で作った帳簿5年
書類(領収書や請求書、納品書、送り状、棚卸表、預金通帳など)

定められている保存期間からも分かる通り、国税局は最高7年分さかのぼって税務調査できることになっています。 税務調査が入る場合には、その求めに応じて保管しておいた書類を提示します。 会計ソフトで帳簿づけする場合、重要な帳簿はプリントアウトしておきましょう。

翌年2月中旬〜3月中旬の期間に確定申告する

1月1日〜12月31日までの売上や経費を帳簿づけして計算し、 確定申告で提出する用紙を作成します。 上述の会計ソフトで帳簿づけをすれば、確定申告書類の大部分はソフトが自動作成してくれます。 ユーザーは、ソフト内の確定申告ガイドにしたがって必要箇所を埋めていくだけです。

会計ソフトで作成した確定申告書は、印刷すればそのまま税務署へ提出できます。 プリンターを持っていない場合は、コンビニなどで印刷するか、ソフトの画面に表示された内容を確定申告書類に書き写せばよいです。(確定申告書類は税務署で配布されています。)

作成した書類を、翌年2月16日〜3月15日の確定申告期間中に税務署へ提出します (その年の土日祝日と期日が重なる場合は、後ろに日程がずれます)。

個人事業の会計期間と確定申告期間

作成した「帳簿」は、確定申告で提出するわけではありません。 確定申告で提出するのは、この帳簿の内容をもとに作成した確定申告書類です。 白色申告で何を提出するかについては「白色申告で提出する必要書類」を参考にして下さい。

ちなみに従来は、白色申告の個人事業主で、事業所得などの合計が300万円以下の人は帳簿をつける義務がありませんでした。しかし、2014年(平成26年)1月以降は、白色申告をする人全員に、「帳簿への記帳」と「記録の保存」をすることが義務化されました。

まとめ

1月1日〜12月31日の間は、日々の売上や経費を会計ソフトに記録しておきましょう。 白色申告用のソフトであれば、しっかりした老舗メーカーが提供しているものでも無料で使えるソフトがあります。 >> ずっと無料で使える「やよいの白色申告 オンライン」

帳簿や、帳簿づけの根拠である領収書や預金通帳などは、一定期間保管しておく義務があります。 書類によって定められている保存期間が異なりますが、どの書類も7年間とっておけば間違いないです。

1年分の会計情報を全て会計ソフトに入力したら、あとは確定申告書類の作成です。 これも白色申告用の会計ソフトを利用していれば、ソフトの案内にしたがって進めば簡単に作成できるはずです。 ソフトで作成したデータをプリントアウトすれば、そのまま税務署への提出用として利用できます。

  • 1月1日〜12月31日は会計ソフトに帳簿づけ
  • 帳簿や、帳簿づけの根拠になる領収書などは保管しておく
  • 翌年2月16日〜3月15日の確定申告期間に確定申告する

例年、確定申告期間は2月16日〜3月15日です。この期日が土日祝日と重なる場合は、後ろに日程がずれます。 2021年の確定申告期間は、2月16日(火)〜3月15日(月)です。この期間内に、確定申告書類を税務署に提出します。

>> 白色申告の帳簿づけ具体例 - 売上と経費の記帳
>> 白色申告で提出する確定申告書類
>> 白色申告用の会計ソフト【一覧表】