請求書はメールでOK?メール送付する場合の注意点など

請求書をメール送付する場合の注意点など

請求書をメールで送っても、税法上は問題ありません。ただし、取引先が紙の請求書を必要とする場合もあるので、あらかじめ確認しておきましょう。なお請求書のデータは、内容の改ざんやレイアウトの崩れを防ぐため「PDF」のファイル形式で送るのが一般的です。

請求書はメールで送ってOK!

取引先へ請求書をメールで送付しても、税法上は問題ありません。取引先がメール送付OKなら、請求書のPDFファイルを送るのが一般的です。また、請求書への捺印も義務ではないので、基本的には印鑑ナシで送ってしまって構いません。

請求書メール送付のイメージ

ただし、取引先が会社内のルール上で、紙の請求書や捺印を必要とする場合もあります。判断に迷ったら、相手方に確認してから送付しましょう。

ウェブ上の請求書作成サービスが便利

インターネット上などで利用できる「請求書作成サービス」なら、請求書の作成から送付までを一貫してカンタンに行えます。メール送付の際も、「ファイルの出力→メールへの添付→送信」という手間が省けるのでオススメです。(詳細は後述)

【テンプレート】請求書を添付するメールの例文

請求書を添付するメールの書き方について、特に決まりはありませが、本文だけでも請求内容がわかるように書くのが好ましいです。請求金額や支払期限など、重要な情報については本文にも記載しておきましょう。

請求書を添付するメールの例

件名 : 【請求書】10月分請求書送付のご案内(添付書類1件)
添付ファイル : Say Q Design Office 10月分請求書.pdf

株式会社 Free Comic 佐藤様

いつもお世話になっております。
Say Q Design Officeの山田 太郎です。

パンフレットデザインの件について、請求書を添付にてご送付いたします。
ご査収の上、本請求書に記載のお振込先へ「11月30日」までに
お振込みくださいますようお願い申し上げます。

請求書番号 : 2019100101
請求金額  : 33,000円
お支払期限 : 2019年11月30日

ご不明な点がございましたら、山田までお問い合わせくださいませ。
それでは、今後とも宜しくお願い申し上げます。

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Say Q Design Office
山田 太郎
TEL : 000-0000-0000
MAIL : taro-yamada@xxxx.com

請求書番号とは、請求書を管理するために発行側が任意で振る番号のことです。番号の決め方は「請求年月日 + 通し番号」や「取引先コード + 通し番号」など、なんでも良いです。トラブルを防ぐためにも、管理しやすい番号を振っておきましょう。

ちなみにメールで請求書を送付する場合、「送付状」を添付する必要はありません。その代わり、メールの本文に送付状のような役割を持たせます。添付ファイルが複数ある時は、本文中にその旨を分かりやすく記載しておきましょう。

【テンプレート】入金を催促するメールの例文

万が一、支払期日を過ぎても取引先から入金が無い場合は、以下のようなメールで入金を催促しましょう。念のため、請求書を再び添付しておくとスムーズです。

入金を催促するメールの例

件名 : 「請求書番号 : 2019100101」入金に関するご確認のお願い
添付ファイル : Say Q Design Office 10月分請求書.pdf

株式会社 Free Comic 佐藤様

いつもお世話になっております。
Say Q Design Officeの山田太郎です。

10月1日にお送りいたしました下記の請求書に関しまして、
現在、ご入金を確認できておりません。

請求書番号 : 2019100101
請求金額  : 33,000円
お支払期限 : 2019年11月30日

大変お手数をおかけ致しますが、
改めてご確認くださいますようお願い致します。

また、このメールと行き違いですでにご入金いただいている場合は、
ご一報いただけると幸甚です。

ご不明な点がございましたら、山田までお問い合わせくださいませ。
それでは、今後とも宜しくお願い申し上げます。

----------------------------------------------
Say Q Design Office
山田太郎
TEL : 000-0000-0000
MAIL : taro-yamada@xxxx.com

注意点① 紙の請求書や印鑑が必要な場合も

企業によっては「紙の請求書しか受け付けない」というルールを定めているところもあります。初めて取引をする際などは、請求書をどのような形で送付すればよいか、相手方に確認しておきましょう。

メール送付で印鑑が必要な場合

請求書の捺印は、あくまでビジネス上の習慣のようなもの。法的な義務はないので、印鑑が押されていなくても基本的に問題ありません。それでも取引先が捺印を要求する場合は、メール送付でも以下のような方法で印鑑を押せます。

  • 印鑑を押した請求書をスキャンしてデータ化する方法
  • 「電子印鑑」を作成して請求書に載せる方法

電子印鑑とは、言ってしまえば単なる「印鑑の画像」のこと。フリーソフトやネット上のサービスなどから手軽に無料で作れます。シャチハタのように簡易的な印鑑ですが、厳格な本人確認が不要な場面なら、電子印鑑でも問題ありません。

注意点② ExcelやWordのファイル形式で送るのはNG

請求書のデータは、「PDF」のファイル形式で送るのが一般的です。ExcelやWordのファイル形式は、内容が簡単に変更できてしまう上、動作環境によってレイアウトが乱れることも多いため、そのまま取引先へ送るのには適しません。

PDFファイルの作り方

ExcelやWordで作成した文書は、以下の3ステップでカンタンにPDFファイルに変換できます。操作は、PDFにしたい文書を画面に開いた状態で行います。

  1. 「ファイル」の中から「名前を付けて保存」をクリック
  2. 「ファイルの種類」の中から「PDF(*.pdf)」を選択
  3. 「保存」をクリック

以上の操作を行うと、作成していた文書のファイルとは別に、PDFファイルが保存されます。あとは、このPDFファイルをメールに添付すればOKです。

なお、ファイル名は取引先が見ても分かりやすいよう、プロジェクト名や差出人(自分)の名前などを含めた丁寧なものにしておきましょう。

注意点③「メールが届かない!」というトラブルに備える

「請求書のメールが届いていなかった」というトラブルを避けるため、初めて請求書をメール送付する際には、取引先へ確認の連絡をしておくと安心です。取引先にメールが届いていない場合は、以下のような原因が考えられます。

  • 送信先のメールアドレスが間違っている
  • 取引先のメールソフトで「迷惑メール」に振り分けられている
  • 添付ファイルの容量が、送信可能な範囲を超えている

あらかじめ、お互いのメールアドレスや送信のタイミングを確認しておけば、上記のようなトラブルを未然に防げます。

便利な請求書作成サービス

インターネット上の「請求書作成サービス」を利用すれば、請求書の作成から送付までをカンタンに済ませられます。請求書作成サービスには様々な種類があり、中には無料で使えるものもあります。

たとえば、請求書作成サービス「Misoca(ミソカ)」なら、以下のような請求書をカンタンに作成できる上、ワンタッチでメール送付が可能です。いちいち「ファイルの出力→メールへの添付→送信」という手順を踏む手間が省けます。

請求書メール画面
Misoca請求書作成サービス
Misoca請求書作成サービス(メール画面)

ちなみに、Misocaは毎月5通までの請求書なら無料で作成できます。繰り返し発行する請求書の自動作成・自動送信など、こういった便利な機能も無料利用できます。

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