請求書はメールでOK？メール送付する場合の注意点など
更新日 2024年8月05日
請求書をメールで送っても、税法上は問題ありません。ただし、取引先が紙の請求書を必要とする場合もあるので、あらかじめ確認しておきましょう。なお請求書のデータは、内容の改ざんやレイアウトの崩れを防ぐため「PDF」のファイル形式で送るのが一般的です。
- 請求書はメールで送ってOK！
- 【テンプレート】請求書を添付するメールの例文
- 【テンプレート】入金を催促するメールの例文
- 注意点① 紙の請求書や印鑑が必要な場合も
- 注意点② ExcelやWordのファイル形式で送るのはNG
- 注意点③「メールが届かない！」というトラブルに備える
- 便利な請求書作成サービス
請求書はメールで送ってOK！
取引先へ請求書をメールで送付しても、税法上は問題ありません。取引先がメール送付OKなら、請求書のPDFファイルを送るのが一般的です。また、請求書への捺印も義務ではないので、基本的には印鑑ナシで送ってしまって構いません。
ただし、取引先が会社のルールで、紙の請求書や捺印を必要とする場合もあります。もし判断に迷ったら、相手方に確認してから送付しましょう。
ウェブ上の請求書作成サービスが便利
インターネット上で利用できる「クラウド請求書作成サービス」なら、請求書の作成から送付までを一貫してカンタンに行えます。メール送付の際も、「ファイルの出力→メールへの添付→送信」という手間が省けるのでオススメです。（詳細は後述）
【テンプレート】請求書を添付するメールの例文
請求書を添付するメールの書き方について、特に決まりはありませが、本文だけでも請求内容がわかるように書くと親切です。もし余裕があれば、請求金額や支払期限など、重要な情報については本文にも記載しておきましょう。もちろんこれらはメール本文には記載しなくても構いません。
請求書を添付するメールの例
| 件名 : 【請求書】10月分請求書送付のご案内（添付書類1件） |
| 添付ファイル : Say Q Design Office 10月分請求書.pdf |
株式会社 Free Comic 佐藤様 いつもお世話になっております。
パンフレットデザインの件について、請求書を添付にてご送付いたします。
請求書番号 : 20XX100101
ご不明な点がございましたら、山田までお問い合わせくださいませ。
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請求書番号とは、請求書を管理するために発行側が任意で振る番号のことです。番号の決め方は「請求年月日 + 通し番号」や「取引先コード + 通し番号」など、なんでも良いです。トラブルを防ぐためにも、管理しやすい番号を振っておきましょう。
ちなみにメールで請求書を送付する場合、「送付状」を添付する必要はありません。その代わり、メールの本文に送付状のような役割を持たせます。添付ファイルが複数ある時は、本文中にその旨を分かりやすく記載しておきましょう。
【テンプレート】入金を催促するメールの例文
万が一、支払期日を過ぎても取引先から入金がない場合は、以下のようなメールで入金を催促しましょう。念のため、請求書を再び添付しておくとスムーズです。
入金を催促するメールの例
| 件名 : 「請求書番号 : 2020100101」入金に関するご確認のお願い |
| 添付ファイル : Say Q Design Office 10月分請求書.pdf |
株式会社 Free Comic 佐藤様 いつもお世話になっております。
10月1日にお送りいたしました下記の請求書に関しまして、
請求書番号 : 20XX100101
大変お手数をおかけ致しますが、 また、このメールと行き違いですでにご入金いただいている場合は、
ご不明な点がございましたら、山田までお問い合わせくださいませ。
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注意点① 紙の請求書や印鑑が必要な場合も
企業によっては「紙の請求書しか受け付けない」というルールを定めているところもあります。初めて取引をする際などは、請求書をどのような形で送付すればよいか、相手方に確認しておきましょう。
メール送付で印鑑が必要な場合
請求書の捺印は、あくまでビジネス上の習慣のようなもの。法的な義務はないので、印鑑が押されていなくても基本的に問題ありません。それでも取引先が捺印を要求する場合は、メール送付でも以下のような方法で印鑑を押せます。
- 印鑑を押した請求書をスキャンしてデータ化する方法
- 「電子印鑑」を作成して請求書に載せる方法
電子印鑑とは、言ってしまえば単なる「印鑑の画像」のこと。フリーソフトやネット上のサービスなどから手軽に無料で作れます。シャチハタのように簡易的な印鑑ですが、厳格な本人確認が不要な場面なら、電子印鑑でも問題ありません。
注意点② ExcelやWordのファイル形式で送るのはNG
請求書のデータは、「PDF」のファイル形式で送るのが一般的です。ExcelやWordのファイル形式は、内容が簡単に変更できてしまう上、動作環境によってレイアウトが乱れることも多いため、そのまま取引先へ送るのには適しません。
PDFファイルの作り方
ExcelやWordで作成した文書は、以下の3ステップでカンタンにPDFファイルに変換できます。操作は、PDFにしたい文書を画面に開いた状態で行います。
- 「ファイル」の中から「名前を付けて保存」をクリック
- 「ファイルの種類」の中から「PDF(*.pdf)」を選択
- 「保存」をクリック
以上の操作を行うと、作成していた文書のファイルとは別に、PDFファイルが保存されます。あとは、このPDFファイルをメールに添付すればOKです。
なお、ファイル名は取引先が見ても分かりやすいよう、プロジェクト名や差出人（自分）の名前などを含めた丁寧なものにしておきましょう。
注意点③「メールが届かない！」というトラブルに備える
「請求書のメールが届いていなかった」というトラブルを避けるため、初めて請求書をメール送付する際には、取引先へ確認の連絡をしておくと安心です。取引先にメールが届いていない場合は、以下のような原因が考えられます。
- 送信先のメールアドレスが間違っている
- 取引先のメールソフトで「迷惑メール」に振り分けられている
- 添付ファイルの容量が、送信可能な範囲を超えている
あらかじめ、お互いのメールアドレスや送信のタイミングを確認しておけば、上記のようなトラブルを未然に防げます。
便利な請求書作成サービス
インターネット上の「請求書作成サービス」を利用すれば、請求書の作成から送付までをカンタンに済ませられます。請求書作成サービスには様々な種類があり、中には無料で使えるものもあります。
たとえば、請求書作成サービス「Misoca（ミソカ）」なら、以下のような請求書をカンタンに作成できる上、ワンタッチでメール送付が可能です。いちいち「ファイルの出力→メールへの添付→送信」という手順を踏む手間が省けます。
| 請求書 | メール画面 |
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ちなみに、Misocaは毎月10通までの請求書なら無料で作成できます。繰り返し発行する請求書の自動作成・自動送信など、こういった便利な機能も無料利用できます。
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>> 請求書の送り方・封筒の選び方
>> Misocaの請求書作成サービスでできること