請求書に同封する送付状の書き方・記入例

• 送付状の書き方
• 送付状の挨拶文【文例まとめ】
• 宛先の敬称は御中？様？
• 「拝啓」や「前略」の使い方
• 送付状の封入方法
• まとめ

送付状の書き方

送付状の用紙は、請求書と同じサイズにしましょう。作成した請求書がA4サイズなら、送付状もA4サイズで作成するということです。

送付状は、ネット上のテンプレートを使って作るのが手っ取り早いです。たとえば、請求書作成サービス「Misoca（ミソカ）」のサイトでは、送付状のテンプレートを無料でダウンロードできます。

「記」と「以上」の使い方

「記」から始まり「以上」で締められる文章を「記書き（きがき）」と呼びます。「記」と「以上」の間には、最も伝えたい情報（この場合は書類の名前と枚数）を書きましょう。文書の種類が複数の場合は、箇条書きで記載します。

送付状の挨拶文【文例まとめ】

送付状の本文では、一文目で簡単に日頃の感謝を伝え、二文目に本題である請求書を送る旨を記載しましょう。内容自体のほうが重要なので、挨拶は簡単なもので構いません。

【文例①】一般的な請求書に同封する送付状

拝啓
平素は、格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。
請求書を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具

上記のように、改行して頭語と結語を入れると丁寧です。 以下のように、頭語の後ろ、または結語の前にスペースをおいて区切る方法でも構いません。

拝啓　平素は、格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。
請求書を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。　敬具

【文例②】年の瀬に請求書を送るときの送付状

拝啓
本年中は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
先の取引について請求書を送付させていただきました。
ご査収くださいますよう、よろしくお願いいたします。
本年中のご愛顧に心より御礼申し上げますと共に、
明くる年も変わらぬご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い申し上げます。
敬具

例えば、請求書を送る日付が年の瀬の12月20日以降になった場合、上記のように年末の挨拶を文章中に含めておきましょう。

【文例③】新年最初に請求書を送るときの送付状

拝啓
新年あけましておめでとうございます。
旧年中は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
先の取引について請求書を送付させていただきました。
ご査収の程、よろしくお願いいたします。
本年もより一層のご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具

新年の挨拶は「松の内」までにしておきましょう。松の内とは、正月の松飾りのある期間のことで、おおかた「1月7日」までという認識で問題ないでしょう。それ以降に送付する場合、新年の挨拶は省略して構いません。

松の内に関して、元来は1月15日までとされていましたが、昨今これがいつまでということは明確に定まっていません。 地域によって異なり、西日本は1月15日まで、東日本は1月7日までとする説もあります。 広辞苑には下記のように記載されています。

宛先の敬称は御中？様？

ちなみに、会社や部署に対する敬称の「御中」と、個人に対する敬称の「様」「社長」「部長」などを併用してはいけません。たとえば「株式会社○○ 御中 山田太郎 様」は、誤りです。「社長」や「部長」といった役職名も敬称にあたるので「株式会社○○ 御中 山田太郎 社長」もNGです。

「拝啓」や「前略」の使い方

請求書や見積書は、挨拶よりも内容そのものが重視されるので、時候の挨拶（「○○の候」など）は省いて構いません。ただし、最低限「頭語」と「結語」くらいは付けておきましょう。

頭語と結語は、それぞれ「こんにちは」「さようなら」などにあたる言葉です。頭語と結語の組み合わせは決まっており、必ずセットで用います。たとえば、頭語に「拝啓」を用いたら、結語には「敬具」を配置します。

一般的なビジネス請求書の送付状であれば、「拝啓 → 敬具」の組み合わせを使うパターンが多いです。

送付状の封入方法

送付状と請求書がそろったら、重ねて封筒に入れます（請求書の書き方はこちら）。送付状は、いわば書類における表紙や目次のようなものなので、送付状が一枚目に見えるようにしましょう。

請求書の場合、書類のサイズは「A4」が一般的です。送付状と請求書を重ねたまま三つ折りにした状態で封筒に入れます。（A4用紙を三つ折りにする方法はこちら）

折る際は、まず先に用紙の下を内側に折り、次に上の部分を内側に折ります。文字面が内側になるので、折り終わったら外側の白い面しか見えない状態になります。こうしておくことで、先方が封筒を開いたときに用紙の上部が先に現れるようになります。

封筒のサイズは、三つ折りにした状態のA4用紙が入る「長形3号（120mm × 235mm）」がおすすめです。縦型・横型どちらでも構いません。封筒の表には「請求書在中」の印字をしておくのが好ましいです。
>> 請求書の送り方

まとめ - 請求書に同封する送付状について

ビジネスで取引先に請求書を郵送する際には、送付状を同封しましょう。 これは様々な業界で、商慣習として行われていることです。送付状を封入するほうが丁寧ですし、書類を受け取った相手が封入漏れを確認することにも役立ちます。

送付状の作成ポイント

• A4用紙1枚で作成する（同封書類とサイズをそろえる）
• 請求書に添える送付状なら「時候の挨拶」は省いてよい
• ただし「頭語」と「結語」は必ずつける（拝啓・敬具）
• 宛先が会社や部署などの組織であれば、宛名を「御中」の敬称で締める
• 宛先が個人の場合や、担当者の名前まで書くなら「様」などの敬称で締める
• 同封書類の一番上に送付状を重ねて、最初に見えるようにする

請求書や見積書のように情報を確認する書類の場合、形式的な挨拶よりも内容のほうが大切です。送付状の文章は長々と書くのではなく、記書きなどで簡潔にまとめて分かりやすいものにしましょう。

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