法定三帳簿の概要 - 個人事業主が行う労務管理

個人事業主でも、労働者を1人でも雇ったら原則として「法定三帳簿」を作成して労務管理を行うことになっています。労働者の個人情報や勤怠・給与などの状況をこれらで記録します。

「法定三帳簿」とは？

法定三帳簿とは「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿等」の3つを指します。労働者を1人でも雇ったら、これらを作成して適切に労務管理を行うことが事業主の義務となります。年金機構などへの提出は不要ですが、労働基準監督署からの求めに応じてすみやかに提出できるよう、それぞれ一定期間の保存が義務づけられています。

これらの帳簿は、必要な情報をすぐに印刷できる状態にしてあれば、電子的に保存することが認められています。要件に沿った帳簿を作成することができる「マネーフォワード クラウド給与」や「人事労務 freee」を利用している事業者は、紙の状態で保存しておく必要はありません。

帳簿に必要事項さえ記録されていれば、フォーマットは自由です。後述のとおり、厚生労働省のホームページで各帳簿のひな形をダウンロードすることもできます。

「法定三帳簿」は事業所ごとにつくる

「法定三帳簿」は事業所ごとに作成する必要があります。複数の店舗を経営している場合などは、それぞれの店舗で別々に帳簿を用意しましょう。

帳簿その①「労働者名簿」

「労働者名簿」は、労働者の生年月日や住所など、個人情報を記録する帳簿です。労働者1人につき1部を作成します。記載が必要な事項は、以下のとおりです。

厚生労働省の雛形	記載が必要な事項
	労働者の氏名 生年月日 履歴 性別 住所 従事する業務の種類 雇用した年月日 退職の年月日とその理由

厚生労働省の雛形PDFはこちら

労働者名簿は、労働者が退職してからも、退職日から3年間の保存が義務づけられています。なお、履歴書などを労働者名簿の代用とすることはできません。

帳簿その②「賃金台帳」

「賃金台帳」は、労働者の労働時間と、給与や控除の金額を記録する帳簿です。毎月の給与明細を1枚にまとめたようなイメージで、基本的に労働者1人につき1部を作成します。記載が必要な事項は、以下のとおりです。

厚生労働省の雛形	記載が必要な事項
	労働者の氏名 性別 賃金の計算期間 労働日数 労働時間数 時間外労働時間数 深夜労働時間数 休日労働時間数 基本給や手当等の種類と金額 控除の項目と金額

厚生労働省の雛形PDFはこちら

賃金台帳は、該当の労働者へ最後に賃金を支払ってから3年間の保存が義務づけられています。なお、給与明細などを賃金台帳の代用とすることはできません。

帳簿その③「出勤簿等」

「出勤簿等」とは、労働者の労働時間を証明できる記録のことを指します。労働者の出勤日や始業・終業時間などが記録されていれば、タイムカードや勤怠管理ソフトのデータのままでも問題ありません。あくまで「賃金台帳」を補助する役割です。

大切なのは「事業主が労働者の労働時間を正しく把握できているか」ということです。勤怠管理の様式が、すでに以下のような条件を全て満たしていれば、別途で書類などを作成しなくてOKです。この「出勤簿等」に関しては、厚生労働省によるひな形なども用意されていません。

• 始業、終業時刻が記録されていること
• 残業時間に関しても正しく記録されていること
• 労働者と事業主の両者による確認がされていること

出勤簿等は、該当の労働者が最後に出勤した日から3年間の保存が義務づけられています。

まとめ - 法定三帳簿の内容と保存期間

法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿等」の3つを合わせた総称です。個人事業主でも、労働者を1人でも雇ったら、これらを作成しなければなりません。労働基準監督署からの求めがある場合に提出ができるよう、それぞれ一定期間の保存が義務づけられています。

法定三帳簿の内容と保存期間

「労働者名簿」と「賃金台帳」は、厚生労働省のホームページからPDFフォーマットをダウンロードできます。必要事項が記載されていれば、自作の様式でも問題ありません。

これらは、必要な情報をすぐに印刷できる状態にしてあれば、電子データで保存することも認められています。規定に沿った労働者名簿や賃金台帳が作成できる「マネーフォワード クラウド給与」や「人事労務 freee」などのソフトを利用している場合は、紙で保存しておく必要はありません。

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